Risk­hantering

STYRNING

Som ett kommunalt bolag arbetar Futurum utifrån myndighetskrav och de av Örebro kommuns beslutade styrdokument som utgör ägardirektiv. De består av policys, riktlinjer, strategier och program. Utöver dessa styrdokument har bolaget också tagit fram egna policys och riktlinjer. Futurums hållbarhetsarbete vägleds till stor del av det koncerngemensamma hållbarhetsprogrammet ”Vårt hållbara Örebro”, vilket i sin tur bygger på FN´s globala hållbarhetsmål i Agenda 2030. På följande sidor redovisar vi ett axplock av styrdokumenten kopplade till våra hållbarhetsmål.

RISKANALYS

För Futurum är det viktigt att vara medvetna om vilka risker som kan påverka bolaget. Genom kunskap om möjligheter och risker kan Futurum bidra till ett långsiktigt värdeskapande som främjar bolaget och barnen vi arbetar för. Futurum är i uppstartsskedet med att utveckla riskanalysen och processen som följer. Inventering av risker kopplat till de olika verksamhetsområdena har varit en stor del av arbetet. Futurums ursprungliga kartläggning gjordes under Covid-19 pandemin och bolaget ser därför att arbete med att se över riskerna utifrån perspektivet det ”Nya Normala” behöver prioriteras den närmsta tiden, i nuläget presenteras riskerna som Futurum arbetar med.

Bolagets arbete med risker har sin utgångspunkt i hållbarhetsområdena; Miljö, Antikorruption och Socialt ansvarstagande (inklusive mänskliga rättigheter och personalperspektivet). Genom ett kontinuerligt och inkluderande arbete med riskhantering är det möjligt för Futurum att identifiera, analysera, hantera och följa upp risker som kan påverka verksamheten negativt. Futurums styrelse genomför årligen en riskanalys av bolagets verksamhet. Riskanalysen utmynnar i en tillsynsrapport för intern kontroll.

Framöver kommer Futurum fortsätta utveckla sitt riskarbete genom att ta fram tydligare och mer mätbara mål inom bolagets olika arbetsområden. Vi behöver även arbeta vidare med att involvera samtliga medarbetare i arbetet med att analysera identifierade risker men även nytillkomna risker för att säkerställa att vi får med allas erfarenheter och perspektiv.

HÅLLBARHETSOMRÅDE MILJÖ

Styrning

  • Myndighetskrav
  • Vårt hållbara Örebro
  • Klimatstrategi för Örebro kommun
  • Cirkulära Örebro- Avfallsplan för Örebro kommunkoncern
  • Klimatanpassningsplan Örebro Kommun
  • Strategi giftfritt Örebro
  • Miljöcertifieringssystemet Miljöbyggnad Silver (vid nybyggnation)
  • SundaHus Miljödata

Risk och konsekvens

Aktiviteter för att möte riskerna

Risken är att värmeböljor, översvämningar och andra klimatförändringar kan påverka Futurums fastighetsbestånd negativt. Det kan till exempel
innebära att fastigheten blir obrukbar. Konsekvenserna blir en ökad klimatpåverkan i samband med återställande av lokaler.

  • Arbete med och utifrån kommunkoncernens klimatanpassningsplan
  • Utvärdering av framtida scenarion så att anpassning kan göras för att möta klimatförändringar
  • Kontinuerlig omvärldsbevakning av klimatet och dess konsekvenser

Risken är att åtgärder för att bli klimatneutrala till 2030 inte är tillräckliga. Externa och oförutsägbara händelser kan medföra att föreslagna åtgärder för att nå målet inte går att genomföra pga att tex materialbrist, svårigheter att rekrytera specialistkompetens samt att lågkonjunkturen
håller sig kvar. Ju längre bolaget får fastigheter att fungera utan åtgärd, desto mindre blir avtrycket både miljömässigt och ekonomiskt.

  • System som medför kontroll och styrning av fastigheterna och dess energiförbrukning finns installerat för att upptäcka brister tidigt tex energiläckage men även för att utveckla styrmöjligheter och genomföra energieffektiviseringar
  • Samtliga nybyggnationer certifieras enligt Miljöbyggnad Silver
  • Arbetet med att beräkna klimatpåverkan vid nybyggnation har påbörjats
  • För att kunna göra medvetna miljövänliga materialval och säkerställa en giftfri miljö används SundaHus klassificering A och B
  • Fortsätter att arbeta utifrån underhållsplaner och genomför återkommande ronderingar som över tid syftar till att förlänga tekniska livslängden på vårt fastighetsbestånd

Risken är att klimatavtrycket som genereras av avfall inte minskar i tillräcklig utsträckning. Konsekvensen av att inte handla aktivt mot styrdokumenten kan medföra att Futurum förbrukar mer resurser än nödvändigt och att vi kör bort avfallsmassor i onödan. Detta kan i sin tur leda till en negativ påverkan på den biologiska mångfalden i form av spridning av oönskade ämnen i mark och vatten samt luft.

  • Futurum följer upp och räknar på mängden avfall som genereras i nybyggnationsprojekt. Detta för att på sikt kunna ta
    fram förslag på åtgärder som bidrar till ett minskat klimatavtryck från avfall som uppkommit vid byggnationer och masshantering
  • Futurum återanvänder byggmaterial i egen regi så mycket som möjligt och har anslutit oss till byggreturen som planeras
    att öppnas under våren 2023

HÅLLBARHETSOMRÅDE SOCIALT ANSVARSTAGANDE OCH ANTIKURUPPTION

Styrning

  • Hållbarhetsområde Socialt ansvarstagande och Antikorruption
  • Myndighetskrav
  • Vårt hållbara Örebro
  • Övergripande strategier och budget för 2022 med plan för 2023–2024
  • Policy för barns rättigheter i Örebro kommun
  • Personal- och ledarskapspolicy
  • Policy mot kränkande särbehandling
  • Futurums riktlinjer för direktupphandling
  • Policy för tagande & givande av muta för anställda och förtroendevalda i Örebro kommun och de kommunala bolagen
  • Strategi för ett Jämställt Örebro 2016-2025
  • Riktlinjer mot Hot och Våld
  • Arbetsmiljöpolicy och åtgärder
  • Upphandling- och inköpspolicy för Örebro kommun

Risk och konsekvens

Aktiviteter för att möte riskerna

Risk i samband med skadegörelse och sabotage på skolor och förskolor. Skadegörelse påverkar Futurums fastigheter och säkerheten för samtliga som vistas i lokalerna. Skadegörelse innebär även ökade kostnader för både Futurum och kommunen samt störningar i drift.

  • System för anmälning av skadegörelse
  • Ronderingar för att säkerställa fastigheternas funktion
  • Förebyggande arbete för att minska skadegörelse genom att t.ex. bygga in robusta material, samverka i arbetsgrupper exempelvis BRÅ (Brottförebyggande rådet) och se över bevakning runt skolorna vid behov

Det finns risk för personskada i samband med vistelse i och vid Futurums fastigheter. Detta innebär att skador stora som små kan ske.

  • Futurum arbetar i systemet Greenview, för att säkerställa att myndighetskrav och besiktningar genomförs i tid
  • Futurum arbetar i digitala systemet Vitec där bolagets intressenter och medarbetare kan gå in och felanmäla och göra beställningar. Systemet genererar arbetsordrar som följs upp internt eller externt av Futurums underleverantörer och entreprenörer
  • Futurum har ett väl inarbetat arbetssätt för att minimera kvartsdamm på förskole-och skolgårdar. I samband med att löv- och grusblås körs så vattnas alltid marken för att minimera att barn och vuxna exponeras för kvartsdamm
  • Kontinuerliga ronderingar i fastigheterna genomförs för att upptäcka brister i tid
  • Arbete med sopning, sandning och skottning för att förebygga bland annat halkskador

Det finns risk att sociala krav och mänskliga rättigheter inte uppfylls i
leverantörsled. Det kan leda till olyckor och andra förödande situationer
t.ex. uteblivna ersättningar och ohumana arbetsförhållanden för de som
utför jobbet.

  • Kravställande i upphandling gällande sociala och etiska aspekter samt mänskliga rättigheter
  • En “Uppförandekod” som ska signeras av alla leverantörer är under uppförande och planeras att bli klar under våren 2023
  • Ett digitalt verktyg har köpts in och används alltid inför utbetalningar till leverantörer för att säkerställa att leverantörer har F-skatt, är momsregistrerade, arbetsgivarregistrerade och inte har skulder hos kronofogden

Det finns en risk att personalen utsätts för hot och våld i samband med arbete i och omkring Futurums fastighetsbestånd. Detta kan leda till fysiska och psykiska skador. Exempel på psykiska problem är att arbetsmiljön kan upplevas som otrygg och osäker i vissa områden.

  • Det finns upprättade säkerhetsrutiner hur medarbetaren ska agera, vem som ska kontaktas med mera vid hotfulla situationer samt antagna riktlinjer för Hot och våld
  • Futurum kommer att arbeta för att alla nuvarande och nyanställda medarbetare ska få gå en utbildning om Hot och Våld och att detta blir ett återkommande inslag
  • En krisorganisation finns och blir inkopplad vid särskilda händelser för att säkerställa att vår personal har en säker arbetsmiljö. Beslut fattas i enskilda fall av ledningen gällande skyddsåtgärder, t.ex. att medarbetare inte ska åka
    ensamma till de områden som upplevs som otrygga

Det finns risk att personalen inte trivs på Futurum. Det kan leda till att Futurum riskerar att anställda får försämrad hälsa, ett ökat antal sjukskrivningar som i sin tur kan få ringar på vattnet och leda till förlorad
specialistkunskap och större personalomsättning.

  • Futurum arbetar återkommande med gemensam värdegrund
  • Futurum arbetar för att ha ett arbetsklimat som är transparent och rättvist
  • Aktivt arbete med hälsofrämjande aktiviteter och friskvård
  • Mål och uppföljning relaterat till sjukfrånvaro rapporteras
  • Medarbetarena erbjuds utbildningar som resulterar i kompetensutveckling

Det finns risk för korruption, mutor och bestickningar.
Upphandling och inköp är två riskfaktorer där korruption är vanligt förekommande, och detta kan leda till en förtroendeskada och även få juridiska och ekonomiska konsekvenser.

  • Futurum har tagit fram ett flertal styrdokument som reglerar hur korruption ska undvikas, bland annat en policy mot mutor och korruption
  • Tydliga riktlinjer finns och lyfts i organisationen men även mot leverantörer om att Futurum inte accepterar korruption, mutor och bestickningar
  • Futurum har ett arbetssätt som säkerställer att det inte är samma medarbetare som upphandlar och som sedan gör beställningar
  • Riktlinjer för bisysslor följs upp årligen
  • Under senare delen av 2022 har en obligatorisk enkät och webbutbildning genomförts inom ämnesområdet

KONTAKT

Besöksadress
Futurum Fastigheter i Örebro AB
Pappersbruksallén 1a
702 15 Örebro

Postadress
Futurum Fastigheter i Örebro AB
Box 33 500
701 35 Örebro

 

Organisationsnummer
556736-6215

Telefon växel
019 - 767 91 00

E-post
info@futurumfastigheter.se

Till toppen